Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Ведомственный архив

20-06-2017

Ведомственный архив есть в непосредственном подчинении соответствующей организации, которая не входит в систему ГАС, или является структурным подразделением учреждения. Ведомственный архив осуществляет хранение документов министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения сдают архивное подразделение учреждения для последующего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет) можно передавать в архив учреждения по согласованию с руководителями.

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного сроков хранения вместе с регистрационными журналами, контрольно-учетными карточками на документы передают в архивное подразделение учреждения через 2 года после завершения их в делопроизводстве (например, дела за 2001 год передают в архивное подразделение в 2004 году). Дела временного срока хранения передают в архивное подразделение по усмотрению руководителей учреждения.

Передача дел в архивное подразделение учреждения осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителями учреждения. Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архивное подразделение оформляет выдачу дел во временное пользование.

Прием (передача) каждого дела осуществляют сотрудник архивного подразделения и работник делопроизводственной службы только после проведения экспертизы ее научно-исторической ценности, полного составления и оформления. Дела постоянного и длительного срока хранения передают в архивное подразделение по описаниям. При этом на всех экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о ее наличии. В конце каждого экземпляра описи руководитель архивного подразделения ставит личную подпись о принятии дел с обязательным указанием цифрами и прописью количества переданных в архивное подразделение дел, проставляет дату. Один экземпляр описи возвращают структурному подразделению, остальные оставляют в архивном подразделении учреждения.


Другие статьи по теме:
 Функциональный принцип построения сводной номенклатуры дел
 Положения о порядке поставки, хранения, учета и отчетности расходования специальных бланков документов информационной системы Министерства юстиции Украины
 Сводное описание дел постоянного срока хранения
 Отобранные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы можно уничтожать
  Описи дел структурного подразделения

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.