Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и суть проведенной работы, ее результаты

12-06-2017

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке листа в субъекте-адресате (прежде регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, поскольку при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом необходимо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязи.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, которые способствовали составлению документа, тут же могут быть сделаны ссылки на решения руководящих субъектов, которые стали основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он состоит: выводы, просьбы, предложения, заметки и проч.

Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации в письмах можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста пролистывать начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и факты во второй части.

Письма из несложных, оговоренных ранее вопросов могут состоять из одной основной части без объяснений. Например высказывания:

Главная цель служебного письма - призвать к действию, убедить, доказать, объяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать суть. Многословие мешает выделить суть документа. Приведенные факты должны быть объективны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется не использовать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: "вероятно", "как раньше", "как известно", "если возможно" и др..


Другие статьи по теме:
 Положение
 Приказ оформляется на бланке приказа
 Заключительными этапами работы над приказом является согласование и подписание
 При составлении номенклатуры дел применяется Перечень типовых документов
 ч.8 О Положении о порядке работы с документами в верховной Раде Украины

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.