Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Регистрация документов

15-10-2017

Автоматизированные банки данных, при необходимости, обеспечивают информацией о документах и месте их нахождения работников аппарата организации посредством вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной системы регистрации и поиска.

Индекс входящего документа при его регистрации в канцелярии состоит из двух групп арабских цифр, которые проставляются через косую черту. Первая группа цифр содержит индекс корреспондента, которому направляется документ для рассмотрения вторая группа - порядковый номер регистрации входящих документов с начала года. Например, документ зарегистрирован с индексом 6-02/293, где 6 - номер корреспондента согласно Перечню корреспондентов;

Письма одного и того же учреждения, предприятия, организации, лица по одному и тому же вопросу, отправленные различным адресатам и поступившие на рассмотрение (дублетные), учитываются по регистрационным индексам первого письма с предоставлением порядкового номера, который проставляется в конце указанного индекса за косу риску.

Индекс исходящего документа содержит две группы арабских цифр, которые проставляются через косую черту. Первая группа цифр - индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре структурного подразделения, которое готовило документ, вторая - индекс должностного лица, подписавшего документ, и порядковый номер по книге регистрации с начала года.

В письмах-ответах по поручению вышестоящих органов, письмах-ответах на запросы и обращения народных делегатов Украины, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий необходимо ссылка на индекс и дату, указанные в документе корреспондента, что направил документ, на который дается ответ.


Другие статьи по теме:
  значение терминов «рукописная книга»
 Органы управления всех уровней
 Распорядительные документы, поступающие в учреждение от вышестоящих органов
 Документоведения - прикладная наука
 Общее документоведение

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.