Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



При составлении номенклатуры дел используют положения и уставы об учреждении

17-08-2017

При составлении номенклатуры дел используют положения и уставы об учреждении, организации, предприятии и их структурные подразделения, планы, отчеты о работе, штатные расписания, действующие перечни документов со сроками хранения, классификаторы, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Первая графа - индекс дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение арабскими цифрами - индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения по штатному расписанию или классификатору структурных подразделений и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например, 03-12 означает, что 03 - это индекс структурного подразделения (например - юридический отдел), 12 - порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Вторая графа - заголовок дела (тома, части). После выполнения документов они группируются в дела, которым предоставляются наименования (заголовки), в сжатой обобщенной форме воспроизводящие состав и содержание документов в делах. Основной частью заглавия дела является изложение вопроса (предмет), из которого она заводится. Некоторые части заголовка, например, авторство, корреспонденты, вопросы, уточняются.

Заголовки в номенклатуре должны быть краткими, четкими, предельно краткими и правильно отражать информацию, содержащуюся в деле. В начале заголовка указывается название вида дела (переписка, журнал, книга) или разновидности документов (приказы, протоколы, акты, справки). Затем содержание заголовка уточняется данными по вопросу (о чем документы дела), авторства, корреспондента, периода, за который откладываются документы, в конце указывается копийнисть документов дела.

Пример: «Приказы директора (начальника) по основной деятельности за 2011 год (копии)". Следует помнить, что в одном деле могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин «документы», а после него в скобках приводятся основные виды документов дела. Примеры: 1. «Документы (докладные записки, отчеты, справки, расчеты) о состоянии обеспечения охраны собственности предприятия». Термин «документы» употребляется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к любого законодательного, нормативного или распорядительного акта. Пример: "Документы к протоколам заседаний комиссии по анализу и уменьшению непроизводительных расходов» за 2011 год ». В заголовках судебных, следственных, личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью ведения делопроизводства по одному конкретному вопросу, употребляется термин «дело», например: личное дело.

Особое внимание следует уделить формулировке заголовков дел с перепиской. В заголовках дел с перепиской обязательно указывается корреспондент, и по какому вопросу она ведется. Название организации - автора в заголовках переписке не указывается.


Другие статьи по теме:
 Передача документации в архив
 Функциональный принцип построения сводной номенклатуры дел
 Сроки хранение
 При составлении номенклатуры дел используют положения и уставы об учреждении
 Экспертизу ценности документов осуществляют на основании номенклатуры дел и перечней

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

круг латунный лс59-1

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.