Последним этапом движения носителей информации является их архивирования |
08-11-2018 |
Кроме того, документы, касающиеся определенного реестра синтетического или аналитического учета, формируются в отдельную группу.
Во временное пользование сторонним организациям дела выдают с разрешения руководителя учреждения. Изымать из дела документы постоянного хранения запрещено. Как исключение изъятие документа допускается с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа.
Для обеспечения быстрого оперативного поиска необходимых документов дела хранятся на полках шкафов вертикально согласно последовательности размещения дел в номенклатуре. На внутренней поверхности дверцы размещают номенклатуру дел.
Выдача бухгалтерских документов из бухгалтерии запрещается. В отдельных случаях с разрешения главного бухгалтера допускается передавать документы работникам учреждения, при этом вместо них в дело вкладывается лист-заменитель, где указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. После окончания года выдача документов из дел не допускается. В случае необходимости по решению главного бухгалтера может быть выдана дело, в котором находится документ. Вместо нее оформляется и вкладывается в дело карточка-заменитель, где указывается номер выданной дела, дата выдачи, лицо, которому передали дело в временное пользование, срок выдачи, подпись о получении дела, а также о приеме в случае его возвращения. Выдавать дела за пределы организации можно лишь с разрешения руководителя учреждения.
Сводное описание дел постоянного срока хранения Передача документации в архив Оперативное хранение дел Положения о порядке поставки, хранения, учета и отчетности расходования специальных бланков документов информационной системы Министерства юстиции Украины Описи дел структурного подразделенияДобавить комментарий:
