Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Передача документации в архив

06-08-2017

Передача документации в архив - один из важных этапов в работе каждого структурного подразделения, особенно отдела кадров. Его можно разделить на следующие шаги: 1) формирование документов в дела после завершения в текущем делопроизводстве, 2) оформление дел в установленном порядке; 3) экспертиза ценности документов; 4) описание дел, передаваемых в архив 5) передача дел в архив. Но перед тем, как перейти к рассмотрению каждого этапа, следует несколько слов сказать о номенклатуре дел, без которой передача дел в архив невозможно ...

Документы отдела кадров со времени их создания (поступления) и до передачи в архивное подразделение хранятся в кадровой службе. После выполнения документов они группируются в дела. Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив предприятия для дальнейшего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся в отделе кадров и могут передаваться в архив по решению руководителя.

Вся кадровая документация носит конфиденциальный характер, поэтому во время передачи ее в архив этот факт должен быть учтен. Оптимальным вариантом будет хранение кадровой документации отдельно от других документов, доступ к ней должен быть ограниченным. Порядок доступа определяется руководителем отдела кадров совместно с руководителем архивного подразделения.

В начале каждого года ответственный работник отдела кадров просматривает и отбирает документы, распределяет их на те, которые подлежат дальнейшему хранению, и те, которые подлежат уничтожению. Документы, которые были выделены для дальнейшего хранения, соответствующим образом оформляют, далее проводят экспертизу ценности этих документов и передают их в архив.


Другие статьи по теме:
 Номенклатура дел предприятия - основа архива
  Описание дел структурного подразделения
 Порядок составления и ведения номенклатуры дел
  Экспертиза ценности документов
 Экспертизу ценности документов осуществляют на основании номенклатуры дел и перечней

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.