Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Передача документации в архив

26-09-2017

Заголовки дел размещают в порядке важности. Сначала наводят заголовки дел, содержащих организационные документы (положение об отделе кадров, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.), далее размещают заголовки дел, содержащих распорядительную документацию (приказы о приеме, переводе, увольнении, отпуска, командировки, выговоры, поощрения т.д.). Затем идут заголовки дел с учетной и справочной информации (личные карточки, личные дела, журналы регистрации, графики отпусков и т.д.).

Для документов, не предусмотренных Перечнем, сроки хранения определяются на основании их изучения экспертной комиссией предприятия, согласовывает эти сроки с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива. При этом в номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлено (название ЕПК государственного архива, протокол № ___ от ___)».

Для дел, сформированных из копий документов, устанавливается срок хранения «Пока существует потребность» независимо от срока хранения оригиналов документов (в т.ч. для документов постоянного хранения).

В течение делопроизводственного года в графе «Примечания» делают отметки о заведении и включение новых дел, о переходящих делах, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архивное подразделение подобное.

В конце делопроизводственного года номенклатура дел закрывается итоговой записью (приложение 2), в котором указывается количество и категории фактически заведенных за год дел. Итоговая запись скрепляет своей подписью ответственное лицо.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году

в ________________________________________________________________.

(Название структурного подразделения)

Первый шаг к подготовке кадровой документации для передачи в архив - формирование документов в дела, что значительно облегчает и ускоряет оформление дел для передачи в архив. Формировать документы в дела целесообразно в течение делопроизводственного года.


Другие статьи по теме:
 Хранение документов в учреждении
  Экспертные комиссии
 Сроки хранения документов
 Хранение документов адвокатом
 Номенклатура дел предприятия - основа архива

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.