Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Киевский архивариус

01-09-2017

Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и дальнейшего викоористування. Их передача производится только по описаниям дел.

Что касается дел временного хранения (до 10 лет включительно), то они могут передаться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они сформированы. Подготовка дел к передаче в архив включает проверку оформления дел и документов

каждого дела, проверку правильности формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной номенклатуре. В случае выявления каких-либо недостатков працивкы структурных подразделений обязаны их устранить, а также принять меры к розыску недостающих дел.

Прием (передача) каждого дела осуществляется работником архива предприятия в присутствии работника структурного под разделения, сдающего документы. Во всех экземплярах описи дел проводится отметка о принятии каждого дела, и в конце описи указываются цифрами и прописью фактическое количество дел, номера видциалу дел, дата приема-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела. Доставка дел в архив осуществляется подразделениями-сдатчиками.

В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составят годовые разделы сводных описей дел предприятия.

Заголовки дел включаются в сводный описания только после сверки с описаниями дел структурных подразделений, а для бесструктурного предприятий - со сводной номенклатуре дел за тот же год, а также проверки правильности формирования и оформления дел.

Сводная опись дел составляется по таким формам согласно Правилам № 16 [22] (см. приложение 10 к данной книге):

- Приложение 11 к Правилам № 16 [22] - для дел постоянного хранения;

- Приложение 13 к Правилам № 16 [22] - для дел временного (свыше 10 лет) хранения;

- Приложение 14 к Правилам № 16 [2] - для дел по личному составу.

Несколько годовых разделов сводных описей дел или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло числа 9999 (или 999, если годовой документооборот предприятия менее 600 документов), считаются законченной описи.

Обязательным элементом оформления законченной описи дел является титульный лист (приложение 12 к Правилам № 16 [22]), содержание, предисловие и список сокращений, которые помещаются в описание перед описательными статьями в указанной последовательности и составляют справочный аппарат к описанию. Закончена описание вместе со справочным аппаратом к ней.


Другие статьи по теме:
 Передача документации в архив
 Последним этапом движения носителей информации является их архивирования
 Положения о порядке поставки, хранения, учета и отчетности расходования специальных бланков документов информационной системы Министерства юстиции Украины
 Функциональный принцип построения сводной номенклатуры дел
 Сводное описание дел постоянного срока хранения

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.