Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Хранение документов в учреждении

13-08-2017

Хранение документов в учреждении обеспечивает наличие архивного подразделения учреждения согласно закону Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" [7, c. 219-221].

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находятся заведения и оформление дел.

Все документы, сформированные в дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, должны подшиваться или переплетаться. При подготовке документов к подшивки изымаются шпильки, скрепки и другие металлические предметы. По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в том числе и аннотация), дата, количество листов, примечания. В описании дел со сроками хранения более 10 лет перед примечанием имеется графа "Срок хранения дела". Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает номер, который сразу же проставляется на обложку дела. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описании получает самостоятельный номер.

В субъектам, не имеющих структурных подразделений, состоящих общие описания. В крупных субъекта описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. На основе описаний структурных подразделений ведомственный архив составляет разделы сводной описи дел субъекта, и по нему ведомственный архив будет передавать дела в государственный архив в соответствии с правилами. Сдача дел из структурных подразделений в архив субъекта происходит ежегодно по графику, который составляется архивом и утверждается руководителем субъекта.


Другие статьи по теме:
 Ведомственный архив
 Экспертизу ценности документов осуществляют на основании номенклатуры дел и перечней
 Сроки хранение
 Оперативное хранение дел
 Размещение заголовков дел в номенклатуре дел

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.