Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом

27-07-2017

В заголовках дел, содержащих переписку с различными корреспондентами, такие корреспонденты не указывают, например: «Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников кадровых служб".

В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов, или период их фактического выполнения, например:

1 . План основных организационных мероприятий учреждения на 2012 год;

2. Отчет об использовании бюджетных средств учреждением за 2011 год.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, формулируется общий заголовок дела, а затем в случае необходимости - заголовок каждого дела.

При размещении заголовков дел в номенклатуре учитывается важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. В начале располагаются заголовки дел относительно документов, которые поступили от органов высшего уровня, далее - по организационно-распорядительной документации, планово-отчетной документации, переписки, учетно-справочных видов документов. В каждой из этих групп документы также размещаются с учетом важности и сроков хранения.

Графа 3 номенклатуры заполняется в конце календарного года.

В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения.

В графе 5 "Отметка" делаются отметки о переходящих делах, о делах, которые ведутся в электронной форме; о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив учреждения или других учреждений для их продолжения подобное.

228. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре; группировать в дела документы, выполненные в течение одного календарного года, за исключением переходящих дел (ведутся в течение нескольких лет), личных дел; помещать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии документов, не допускать включения в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, отдельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 миллиметров толщиной).


Другие статьи по теме:
 Кроме общих требований к тексту служебных документов, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности
 ч.7 О Положении о порядке работы с документами в верховной Раде Украины
 Факт передачи документов исполнителям фиксируется путем проставления соответствующей отметки в регистрационной форме
 Постановление - это правовой акт
 Сводное описание дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.