Работа с документами - это важная составляющая деятельности руководства!

Документ - это способ фиксации определенным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека..

Подробнее о сайте »



Документ как вид делового текста

01-08-2017

Как правило, наличие четких заголовков заметно сокращает время рассмотрения документа руководством, период прохождения его по всем другим инстанциям, ускоряет регистрацию, устраняет возможность ошибок при формулировке краткого содержания его в регистрационных записях.

Заголовки частей объемного документа (разделов его) можно размещать на листе в разных местах. Удобно поместить в левой части листа, не прерывая текста (только выделить графически).

Если фамилии руководящих лиц организации-корреспондента неизвестны, то целесообразно направлять письма в адрес учреждения или структурного подразделения, не тратя времени на поиски нужных фамилий и инициалов. В этом случае название учреждения и структурного подразделения ставится в именительном падеже:

Если фамилии руководящих лиц известны, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам с целью ускорения ее прохождения. При этом название организации пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилии - в дательном.

Документ не должен содержать более трех адреса. Если же их есть больше, то в таких случаях составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только адрес (в правом верхнем углу его).

Все сказанное касалось в основном т. н. адресата, и значительно меньше - собственно адреса (их еще называют соответственно внутренней и внешней адресами). Внешняя адрес при своем оформлении не вызывает, как правило, затруднений (см. об этом далее).

Спецификой деловой переписки является тенденция к потере знаков препинания после каждой строки во внешней и внутренней адресам (как и в заголовках и других постоянных элементах листа). Это является следствием такого вполне очевидного факта: пунктуация в этих случаях ничего не проясняет, роль пуктуации частично принимает на себя точное, регламентировано и постоянное размещение реквизитов на бланке. Единого мнения по этому поводу нет: некоторые источники советуют хранить знаки препинания во внешней адресу и допускают возможность ослабления знаков препинания только во внутренней адресу.


Другие статьи по теме:
 Заключительными этапами работы над приказом является согласование и подписание
 Сведения о месте составления или издания указывается на всех документах, кроме писем
 Сдача документов оформляется приемо-сдаточным накладным
 Об утверждения форм документов в сфере государственных закупок
 ч.8 О Положении о порядке работы с документами в верховной Раде Украины

Добавить комментарий:

Введите ваше имя:

Комментарий:

У нас читают:

  • Сроки хранения документов.

    Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными, их нельзя сокращать.

  • Экспертиза ценности документов

    Экспертиза ценности документов основывается на отработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма.

  • Нормативный документ.

    Нормативный документ устанавливает правила, общие принципы или характеристики, имеющие отношение к различным видам деятельности или ее результатов.

  • Докладная записка-документ

    Докладная записка-документ, адресованный субъекту или объекту управления, содержащий доскональное изложение любого вопроса с выводами и предложениями его лица составляет.